Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır? Ekibi1 Temmuz 2026İş Hukuku
İşyeri Özlük dosyası, bir çalışanın işyerindeki görev süresi boyunca işverenle olan ilişkisini belgeleyen tüm yazışmalar ve evraktan oluşan bir dosyadır.Bu dosya aslında çalışanın işine dair her türlü işlem, değişiklik ve gelişmenin kaydedildiği bir arşiv niteliğindedir.Özlük dosyası, bir çalışanın kişisel bilgileri, işe giriş ve çıkış belgeleri, eğitim geçmişi, performans değerlendirmeleri, izin ve mazeret belgeleri, disiplin kayıtları ve diğer iş yeri ile ilgili tüm önemli dokümanların yer aldığı dosyadır. Kısacası özlük dosyası hakkında çalışanla ilgili tüm resmi ve yasal kayıtların saklandığı bir arşiv mahiyetini haiz olduğu söylenebilir.
Çalışanların iş yerindeki durumlarıyla ilgili yapılan işlemler ve kararlar, özlük dosyasına işlenir.
İçindekiler- Özlük Dosyası Nedir? Ne İşe Yarar?
- İşyeri Özlük İçeriğinde Hangi Bilgiler Yer Alır?
- İşyeri Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?
- İşyeri Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
- Özlük Dosyası Ne Kadar Süre Saklanır?
- Özlük Dosyası Tutmamanın Bir Yaptırımı Var Mıdır?
- Özlük Dosyasında Yer Alması Gereken Belgeler
- Özlük Dosyasında Bulunabilecek Ek/Özel Belgeler
- Hazırlanan Özlük Dosyası Nereye Verilir?
- Sıkça Sorulan Sorular
- Özlük Dosyasında Neler Var?
- Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?
- Özlük Belgesi Nereden Alınır?
- Özlük Dosyasını Kime Veriyoruz?
- Özlük Dosyası Olmazsa Ne Olur?
- Özlük Dosyası Kaç Yıl Saklanmalı?
- Personel Özlük Hakları Nelerdir?
- Özlük Dosyası Her Yıl Yenilenir Mi?
4857 Sayılı İş Kanunu‘nun 75. Maddesi,Işverenlerin her çalıştırdığı personel için birÖzlük dosyasıDüzenlemelerini mecburi kılar. Özlük dosyası, iş hukukuna aykırı davranışların engellenmesi, çalışan haklarının korunması ve işverenin yükümlülüklerini yerine getirmesi açısından önemli bir araçtır.İşveren, çalışanın kişisel ve mesleki bilgilerini dürüstlük kurallarına(TMK m.2) ve hukuka uygun bir şekilde kullanmak zorundadır.Bunun yanı sıra işveren, işçinin gizli tutulması gereken bilgilerini ifşa etmekten kaçınmakla yükümlüdür.
Özlük Dosyası Nedir?
Ne İşe Yarar?
Özlük dosyası, bir çalışanın kişisel bilgileri ve iş ilişkisine dair tüm belgelerinin toplandığı dosyadır. Bu dosya, çalışan ile işveren arasındaki yasal ve idari ilişkiyi düzenleyen, çalışanın tüm iş yaşamına dair kayıtların bulunduğu önemli bir belgedir. Özlük dosyasında, işçinin kimlik bilgileri, ikametgah belgesi, sağlık raporu ve adli sicil kaydı gibi önemli belgeler yer alır. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. Maddesine göre, işveren, işyerindeki her çalışanın özlük dosyasını, yasal düzenlemelere ve iş hukuku çerçevesine uygun şekilde oluşturmak ve muhafaza etmekle yükümlüdür.
Bu dosya, sadece işçiye ait kişisel verileri değil, aynı zamanda yasal olarak saklanması gereken diğer belgeleri de içermelidir.
Özlük dosyasının içeriği, işyerinde çalışanla ilgili her türlü yasal ve idari işlemi takip edebilmek için gereklidir. İşverenin, her çalışan için oluşturduğu bu dosyada, çalışan ile ilgili tüm bilgiler düzenli olarak yer almalı ve gerektiğinde erişilebilecek şekilde saklanmalıdır. Yasal olarak istenen belgeler arasında iş sözleşmesi, işe başlama bildirgesi, SGK bildirimleri, sağlık raporları, izin kullanımları, eğitim sertifikaları ve disiplin cezaları gibi dokümanlar bulunur.
İşyeri Özlük İçeriğinde Hangi Bilgiler Yer Alır?
Özlük dosyası, bir çalışanın işyerindeki tüm iş ilişkilerini ve profesyonel geçmişini belgeleyen kapsamlı bir arşivdir. Bu dosya, yalnızca işe başlama aşamasında temin edilen birkaç belgeden ibaret değildir; aksine işçinin işyerindeki tüm faaliyetlerine ve ilişkilerine dair önemli dokümanları içerir.
İşe girişteki belgeler, özlük dosyasının temelini oluşturur, ancak zamanla güncellenir ve genişler. Keza zamanla güncellenen ve genişleyen belegelerin özlük dosyasının içeriğine eklenmesi gerektiği unutulmamalıdır.
Özlük dosyası, işçinin işe başlama tarihlerinden itibaren, kullanacağı izinler, aldığı raporlar, performans değerlendirmeleri, eğitimler, disiplin cezaları ve uyarılar gibi her türlü belgeyi içerir.Bu dosya, çalışanın işyerindeki tüm süreçlerini izleyen ve kaydeden bir belge bütünüdür. Ayrıca, işçi ile işveren arasındaki her türlü yazışma, anlaşmazlık, hak talebi veya değişiklik de bu dosyada yer alır.
Kısaca, özlük dosyasında bulunması gereken belgeler şunlardır:
- Çalışana ait nüfus cüzdanı fotokopisi: Çalışanın kimlik bilgilerini doğrulayan belge.
- Çalışana ait ikametgah belgesi
- Çalışanın aldığı eğitimi belgeleyen diploma fotokopisi ya da mezuniyet belgesi:Eğitim durumu ve nitelikleri hakkında bilgi veren belge.
- Sabıka kaydı:Özellikle bazı mesleklerde (örneğin güvenlik sektörü) istenen adli sicil kaydı.
- Vesikalık fotoğraf
- Nüfus kayıt örneği
- Aile durumunu bildiren belge
- Erkek çalışanların askerlik durumunu bildiren belge
- Sağlık raporu:Çalışanın işe uygun olup olmadığını gösteren sağlık raporu.
- Kan grubu kartı:Çalışanın kan grubu bilgilerini içeren belge (bazı işyerlerinde isteğe bağlı olabilir).
- İş sözleşmesi / Faaliyet sözleşmesi:Çalışanla işveren arasındaki çalışma şartlarını belirleyen sözleşme.
- SGK işe giriş bildirgesi
Özlük dosyasının içeriği, sadece iş yerindeki faaliyetlerle sınırlı kalmaz; aynı zamanda çalışanla ilgili yasal zorunlulukların yerine getirilmesi için de kritik öneme sahiptir. Sigorta bildirgeleri, maaş ve vergi düzenlemeleri gibi resmi belgeler de dosyanın içinde bulunur.
İşverenin, çalışanı işyerine kabul ettiği andan itibaren, tüm bu işlemleri düzenli bir şekilde kaydedip saklaması gerekmektedir.
İşyeri Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?
4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. Maddesine göre işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası oluşturmak zorundadır. Bu dosyada işçinin kimlik bilgileri ile birlikte, işverenin bu Yasa ve diğer ilgili mevzuatlar gereğince düzenlemekle yükümlü olduğu tüm belge ve kayıtlar yer almalıdır. İşveren, bu dosyadaki bilgileri, gerektiğinde yetkili kamu görevlilerine ve mercilere sunmak zorundadır.
Ayrıca işveren, işçi hakkında sahip olduğu bilgileri dürüstlük kurallarına ve yasalara uygun bir şekilde kullanmalı, işçinin gizlilik hakkına saygı göstererek, gizli kalması gereken bilgileri açıklamamalıdır.
Özlük dosyası evrakı, genellikle şirketlerinİnsan Kaynakları (İK)Departmanında görevli personel tarafından tutulur ve yönetilir. İK departmanı, işe yeni giren çalışandan, şirketin faaliyet alanına ve iç politikalarına uygun olarak çeşitli belgeleri teslim alır. Bu belgeler, çalışanın özlük dosyasının temelini oluşturur ve yasal gerekliliklerin yerine getirilmesi açısından büyük önem taşır.
İşyeri Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
Özlük dosyasının standart bir formatı olmamakla birlikte, her işletme kendi ihtiyacına uygun bir düzenleme yapabilir. Ancak dosyada yer alması gereken tüm bilgilerin eksiksiz bir şekilde doldurulması zorunludur.
İlk adım olarak her departman için çalışanlara ait dosyalar açılmalı ve her dosyaya çalışanın adı soyadı eklenmelidir. Ayrıca her personel için dosyada bulunması gereken belgeler belirli bir sıralama ile listelenmelidir. Tüm klasörlerde kontrol ve takip çizelgesi bulundurulmalı, böylece çalışanın işten ayrılması veya yeni işe başlaması hâlinde hangi belgelerin eklenmesi gerektiği kolayca belirlenebilir.
Personel özlük dosyası,Sadece bir işyeri uygulaması değil, aynı zamanda yasal bir zorunluluktur. İşverenler, her yeni çalışanından gerekli belgeleri toplamakla yükümlüdür.Bu belgeler şirketin ihtiyaçlarına göre değişebilir; bazı şirketler sadece sağlık raporu talep ederken, bazıları daha detaylı tetkikler isteyebilir.
Bu belgeler, çalışanın işe başladığı ilk gün teslim edilir ve ilgili departman tarafından özlük dosyasına eklenir.
Davalı tarafça temyiz dilekçesinde davacı hakkında tanzim edilen 6 klasör halindeki özlük dosyasından bahsedilmekle, yapılan denetimde yasal aşama dosyası ekinde bu klasörlere rastlanılmamıştır. Bu itibarla, Mahkemece bahse konu 6 klasörlük davacı işçiye ilişkin özlük dosyasının araştırılması, şayet varsa eklenmesi yoksa da durumun tutanağa bağlanması için yasal aşama dosyanın yerel mahkemesine GERİ ÇEVRİLMESİNE, 23.02.2016 gününde oybirliği ile hüküm verildi.
(9. Hukuk Dairesi 2014/28441 E., 2016/3670 K.)
Özlük Dosyası Ne Kadar Süre Saklanır?
Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) mevzuatı, Türk Ticaret Kanunu ve İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre özlük dosyalarının saklanma süreleri farklı şekillerde düzenlenmiştir. Buna göre:
- Vergi Usul Kanunu’na göre beş yıl özlük dosyalarıBeş yılSaklanmalıdır.
- 5510 sayılı Kanun’a göre özlük dosyalarıOn yılSüreyle saklanmalıdır.
- SGK mevzuatına göre de aynı şekilde özlük dosyalarıOn yılBoyunca saklanmalıdır.
- Türk Ticaret Kanunu’na göre, şirketler özlük dosyalarınıOn yılBoyunca saklama yükümlülüğüne sahiptir.
- İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre ise, özlük dosyalarının saklanma süresiOn beş yıl
Özlük Dosyası Tutmamanın Bir Yaptırımı Var Mıdır?
İşletmeler, İş Kanunu’na göre çalışanlarıyla ilgili bilgileri içeren özlük dosyasını tutmakla yükümlüdür.
İş Kanunu’nun 104. Maddesinde; 75. Maddede belirtilen özlük dosyalarını düzenlemeyen ve 76. Maddede yer alan yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekillerine,2025 yılı itibarıyla22.213 TLidari para cezası uygulanacağı belirtilmiştir.
Özlük Dosyasında Yer Alması Gereken Belgeler
İş Kanunu’nda özlük dosyalarının saklanmasına dair kesin bir tarih bulunmamakla birlikte, SGK mevzuatına göre işverenler özlük dosyalarını 10 yıl, kamu idareleri ise 30 yıl boyunca saklamak zorundadır.
Bu süre zarfında ilgili mercilerce talep edilen dosya, 15 gün içinde ibraz edilmelidir.
İşe girişte özlük dosyasında bulunması gereken belgeler:
- Nüfus kayıt örneği
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- İkametgâh belgesi
- Diploma fotokopisi
- Sağlık raporu
- Kan grubu bilgisi
- Adli sicil kaydı
- İki vesikalık fotoğraf
- Aile durumu bildirir belge
- Askerlik durumu belgesi
- İş sözleşmesi
- SGK işe giriş bildirgesi
İşe devam eden personelin özlük dosyasında bulunması gereken ek belgeler:
- İzin belgeleri (yıllık, ücretsiz, mazeret, doğum izni vb.)
- İş kazası tutanağı
- İstirahat ve iş göremezlik raporları
- Ücret bordroları
- Performans değerlendirmeleri
- İş sağlığı ve güvenliği eğitim belgeleri
- Disiplin cezaları, uyarılar ve savunmalar
- Maaş zammı, terfi bildirileri
Bu belgeler, çalışanla ilgili her türlü resmi işlemin düzgün bir şekilde takip edilebilmesi için düzenli olarak güncellenmelidir.
Dosya safahatı ve bilirkişi raporuna göre dosya içinde yer aldığı belirtilen işyeri özlük dosyası, puantaj kayıtları, ücret bordroları, seyahat emirlerinin dosya ekinde yer almadığı, temyiz incelemesi için dosya ile birlikte gönderilmediği anlaşılmakla dosya içinde yer aldığı belirtilen işyeri özlük dosyası, puantaj kayıtları, ücret bordroları, seyahat emirleri ve dosyanın varsa diğer tüm eklerinin eksiksiz şekilde dosyaya eklendikten sonra tekrar Dairemize gönderilmesi için dosyanın mahkemesine GERİ ÇEVRİLMESİNE, 21.12.2017 tarihinde oybirliğiyle hüküm verildi.
(22. Hukuk Dairesi 2015/34231 E., 2017/30961 K.)
Özlük Dosyasında Bulunabilecek Ek/Özel Belgeler
- Engellilik Durumu Belgesi
- 18 Yaşından Küçük Çalışanlar İçin Ebeveyn Onayı
- Yabancı Uyruklu Çalışanlar İçin Çalışma İzni
- Özgeçmiş ve Eğitim Belgeleri
- Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli Bireyler İçin İŞKUR Kayıt Belgesi
Hazırlanan Özlük Dosyası Nereye Verilir?
Özlük dosyası, şirketlerin insan kaynakları departmanlarında saklanan ve çalışan hakkında önemli bilgiler içeren bir belgedir. Bu dosyanın, kişisel verilerin korunması açısından yasalara uygun şekilde muhafaza edilmesi son derece önemlidir. Dolayısıyla, özlük dosyasının yalnızca yetkilendirilmiş kişiler tarafından erişilebilecek şekilde korunması gerekmektedir.
Ayrıca, herhangi bir denetim veya talep hâlinde, bu dosyanın matbu haliyle ve ıslak imzalı olarak sunulması zorunludur. Bu dosyanın bir örneği fiziksel ortamda, güvenli bir şekilde saklanmalıdır.
Somut uyuşmazlıkta, davacı işçi davalı asıl işveren bünyesinde değişen alt işverenler nezdinde bilgi işlem merkezinde teknik eleman olarak çalışmış olup, yasal aşama sadece asıl işverene karşı açılmıştır. Davalı asıl işveren vekili cevap dilekçesinde davanın, davacı işçinin çalıştığı alt işverenlere ihbarını isteyip, bilahare ilgili alt işverenlerin unvan ve adreslerini bildirmiş ve mahkemece de 03/03/2015 günlü celsede ihbar edilen alt işverenlerden özlük dosyalarının istenilmesine hüküm verilmiştir. Ancak ihbar olunan şirketlerden tebligatı iade edilen …nin ticaret sicil adresi araştırılmamış ve bu şirkete özlük dosyasının celbi için müzekkere yazılmamıştır.
Diğer yandan hükme esas alınan bilirkişi raporundan sonra alt işveren … Elektrik İnş.
Müh. Tur. San. Ve Tic.
Ltd. Şti şirketi tarafından mahkemeye sunulan özlük dosyası da değerlendirilmeden sonuca gidilmiştir. Özellikle davacıya bir ödeme yapılıp yapılmadığı ve yıllık ücretli izin hakkının kullandırılıp kullandırılmadığının tespiti bakımından alt işverenlere davanın ihbarı ve özlük dosyalarının temini önem arz etmektedir. Davalının açık talebine rağmen bu talep hakkında eksik işlem yapılarak yasal dinlenilme hakkının kısıtlanması ve alt işveren … şirketi tarafından mahkemeye sunulan özlük dosyası da değerlendirilmeden hüküm verilmesi hatalıdır.
(9.
Hukuk Dairesi 2015/16527 E., 2018/9524 K.)
Sıkça Sorulan Sorular
Özlük Dosyasında Neler Var?
Özlük dosyası, bir çalışanın tüm kişisel ve profesyonel bilgilerini içeren önemli bir belgedir. Bu dosyada, çalışanın kimlik bilgileri, işe giriş ve çıkış belgeleri, eğitim sertifikaları, sağlık raporları, izin ve maaş belgeleri gibi dokümanlar bulunur. Ayrıca, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili belgeler, disiplin ceza yazıları, performans değerlendirmeleri ve SGKhizmet dökümünüiçeren evraklar da yer alır.
Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?
Özlük dosyasınıİnsan Kaynakları (İK)Departmanı hazırlar ve düzenler. İK, çalışanların işe alım sürecini başlatır, gerekli belgeleri toplar ve bu belgeleri özlük dosyasında saklar.
İşveren, bu dosyanın yasal gerekliliklere uygun şekilde tutulmasından sorumludur. Bazı durumlarda, ilgili departman yöneticileri veya yöneticiler de çalışanın özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler konusunda yardımcı olabilirler.
Özlük Belgesi Nereden Alınır?
Özlük belgesi çalışanın iş yerinden veyahut İnsan Kaynakları departmanından temin edilebilir.
Özlük Dosyasını Kime Veriyoruz?
Özlük dosyası, İnsan Kaynakları departmanının sorumluluğunda olup yalnızca yetkili kişilerin erişebileceği bir dosyadır. Çalışanlar özlük dosyasındaki bilgilerine erişim sağlamak istediklerinde İK departmanına başvurabilirler. Ayrıca, resmi bir talep doğrultusunda iş denetimi, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK), İŞKUR gibi kurumlardan veya yasal otoritelerden (mahkeme veya iş müfettişi gibi) gelen talepler üzerine de bu dosyaya erişim sağlanabilir.
Ancak, özlük dosyasındaki bilgiler gizli olup, yalnızca yasal yükümlülükleri yerine getiren ve yetki verilmiş kişiler tarafından incelenebilir.
Özlük Dosyası Olmazsa Ne Olur?
Özlük dosyasının tutulmaması hâlinde 4857 sayılı İş Kanunu’nun 104. Maddesine göre kişi idari para cezasına çarptırılmaktadır.Özlük dosyası düzenlememe/tutmama idari para cezası 2025 yılı itibarıyla 21.213 TL olarak belirtilmiştir.
Özlük dosyasının olmaması, işyerinde yasal yükümlülüklerin yerine getirilmemesi anlamına gelir ve bu vaziyet çeşitli olumsuz sonuçlar doğurur. İlk olarak4857 sayılı İş Kanunu’naAykırı bir vaziyet söz konusu olur ve işveren, işçi hakları konusunda denetimlerde idari veya cezai yaptırımlara maruz kalabilir. Çalışanların işe giriş-çıkış tarihleri, sigorta primleri, izin hakları ve diğer özlük bilgileri kaybolur, bu da hem işçi hem de işveren için yasal belirsizlik yaratır.
Çalışan haklarını savunmaktazorlanabilir, örneğin işten çıkışı veya maaşalacakları gibi durumlarla ilgili kanıt sunmak güçleşir. Ayrıca, işverenin özlük dosyasını düzenlememesi, iş sağlığı ve güvenliği gibi yasal yükümlülükleri yerine getirmemesine yol açabilir.
Özlük Dosyası Kaç Yıl Saklanmalı?
İş Kanunu’nda özlük dosyalarının saklanma süresiyle ilgili doğrudan bir tarih belirlenmemiş olsa da,SGK mevzuatınaGöre işverenler özlük dosyalarını10 yılSüreyle saklamak zorundadır. Aynı şekilde TTK’de 10 yıl olarak saklama süresi öngörülmüştür. Bunun dışında İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nda ise bu süre 15 yıl olarak sunulmuştur.
Personel Özlük Hakları Nelerdir?
Personel özlük hakları, çalışanların işyerinde güvenli, adil ve yasal koşullarda çalışmasını sağlayan önemli haklardır.
Bu haklar arasında en temel olanları, maaş ödeme, yıllık ücretli izin, hastalık izni, sosyal güvenlik hakları (SGK), iş güvenliği ve sağlığına dair önlemler ile fazla mesai ücretlerinin düzenlenmesi yer alır. Ayrıca, çalışanlar işten çıkarıldığında kıdem ve ihbar tazminatı alma hakkına sahiptir. Eşit muamele ve ayrımcılığa uğramama hakları da, çalışanların adil bir ortamda çalışmalarını garanti eder. Çalışanlar, özlük dosyalarına erişim hakkına sahip olup, işyerindeki tüm yasal belgelerle korunurlar.
İşveren, bu hakları sağlamak ve korumakla yükümlüdür.
Özlük Dosyası Her Yıl Yenilenir Mi?
Özlük dosyası, her yılYenilenmekZorunda olmasa da, belirli aralıklarla güncellenmesi gerekir. Çalışanın işyerindeki durumu, maaş bilgileri, izin kullanımı, eğitimler ve performans gibi bilgilerin düzenli olarak güncellenmesi önemlidir.
Şeymanur Güney